Como funciona o Financeiro?

O Controle financeiro é algo essencial para qualquer negócio!

Uma duvida muito comum é de como funciona esse processo financeiro dentro do sistema AppBarber/AppBeleza. O Financeiro dentro do sistema segue um fluxo específico seguindo algumas configurações que podem ser feitas pelo estabelecimento ao longo do tempo.

Para um melhor entendimento do processo preparamos esse artigo para auxiliar você a entender como se da o processo financeiro dentro do sistema.

E por onde começamos?

Primeiramente, para termos uma visão geral temos essa representação do fluxo dentro do sistema que você pode conferir para entender qual o caminho que suas movimentações tomam dentro do sistema.

Vamos lá?

Comandas, tudo começa aqui!

O primeiro passo para o fluxo financeiro do sistema se dá na abertura de uma nova comanda. São as comandas que representam os seus atendimentos e vendas, sendo assim a primeira fonte de entrada de valores do seu estabelecimento no sistema.

Uma comanda pode ser aberta de diversas formas no sistema, dentre elas temos o Agendamento, pois todo o agendamento no sistema gera uma comanda no sistema, temos também a Fila de espera, onde você pode abrir uma comanda para registrar o atendimento do cliente, e temos por fim a Abertura manual, na qual você pode abrir a comanda individualmente para fazer uma venda de produtos.

Ok, mas porque tenho que utilizar as comandas?

São as comandas que ditam o que o cliente consumiu ou ou realizou no seu estabelecimento, registrando os valores, descontos e inclusive as comissões dos seus profissionais, por isso as comandas tem uma grande importância no sistema.

Beleza, tenho uma comanda, e agora?

Tendo uma comanda aberta, nela você registrar todos os itens (Serviços, Produtos), que o seu cliente consumiu, feito isso você tem que finalizar essa comanda para informar ao sistema que você recebeu esse valor.

Tenho que finalizar as comandas sempre?

Para você entender melhor a importância da finalização das comandas vamos fazer um paralelo com um super-mercado, então nesse contexto a comanda seria o carrinho de compra do seu cliente. 

Imagine que o cliente colocou produtos nesse carrinho, porém o invés de ir para o caixa e finalizar a sua compra, ele fica circulando dentro do mercado com o seu carrinho. Nessa situação, não seria possível para o gerente do super-mercado controlar os produtos, pois os produtos estão no carrinho de um cliente, dessa forma outros clientes não podem obter esse produto e ele nem pode ser baixado do estoque pois a saída dele ainda não foi registrada. Da mesma forma o estabelecimento não consegue registrar o seu faturamento, pois nenhum produto saiu do mercado.

Essa mesma situação ocorre no sistema caso você não finalize suas comandas, o seu faturamento não será registrado pois nenhum atendimento foi finalizado, os seus produtos não serão baixados do estoque, pois você não registrou a venda dele e assim por diante.

Por isso é de extrema importância que você finalize as comandas para manter o seu fluxo financeiro alinhado com a realidade.

Ok finalizei a comanda, o que acontece agora?

Beleza, finalizamos a comanda, agora chegamos na primeira bifurcação do nosso fluxo.

Como assim?

Isso significa que após o fechamento da comanda ela pode tomar mais de um caminho dentro do fluxo financeiro, como você pode conferir na primeira imagem desse artigo.

1º Caminho

Nosso primeiro caminho depende de algumas configurações feitas no sistema, como citado no inicio desse artigo.

Mas qual é essa configuração?

A configuração que vai definir o destino da nossa comanda são os dias corridos das bandeiras de cartão de crédito. 

O que são os dias corridos?

Geralmente as bandeiras de cartão de crédito tem um pequeno prazo a partir do dia do pagamento, para você receber esses valores, geralmente sendo 2 dias para débito e 30 dias para crédito. Você pode fazer essa configuração no sistema nas suas bandeiras de cartão.

Beleza, mas o que acontece caso eu tenha essa configuração?

Como citado antes, essa configuração vai definir o destino de nossa comanda. Caso essa configuração esteja ativa ela vai fazer com que nossa comanda se torne um recebimento futuro.

Temos um artigo detalhado sobre a configuração dos dias corridos você pode conferir clicando AQUI.

Como assim?

Lembra do numero de dias das bandeiras? Então, caso eles estejam ativos, significa que os recebimentos de cartão não vão entrar no pra você no mesmo dia, então caso uma comanda seja finalizada com um cartão que tenha uma bandeira com dias corridos, essa comanda será enviada para o as suas contas a receber com uma data futura.

E qual será essa data?

A data será o dia atual mais o número de dias cadastrados na bandeira. Exemplo:

A comanda foi paga dia 05/12/2018, caso a  bandeira tenha dois dias corridos cadastrados, ela irá para o seu contas a receber com a data de 07/12/2018.

E como conferir essas movimentações?

Para ver as suas movimentações do contas a receber vamos fazer o seguinte caminho:

Primeiro vamos até "Financeiro > Entrada/Saída":

Aqui vamos selecionar a aba "Contas a receber"

Aqui estarão listadas todas as contas que temos a receber, como comandas com bandeiras de dias corridos ou comandas parceladas.

Ok, mas e quando eu receber esse valor, o que tenho que fazer?

Quando você receber esses valores efetivamente, seja fazendo a antecipação ou simplesmente aguardando eles cairem na sua conta, você deve dar baixa nesses valores, para informar ao sistema que você recebeu esse valor, e para contabilizar ele no seu financeiro.

O que é "Dar Baixa"?

Dar baixa é simplesmente marcar uma movimentação como recebida, é um processo bem simples no sistema, para dar baixa em uma movimentação basta clicar no botão "Baixa" que fica disponível em todas as movimentações das Contas a Receber

Beleza, depois de baixada, para onde vai esse valor?

Depois de baixada, uma movimentação do contas a receber vai par a aba "Entrada/Saída", na mesma tela do contas a receber.

Mas o que é o Entrada/Saída?

A aba Entrada/Saída é onde você vai encontrar todas as suas interações financeiras que foram efetivadas no sistema, simplificando, é o destino final de tudo que você lança no sistema.

Depois de baixada, as suas movimentações vem parar aqui, contabilizado o valor dela no seu financeiro, no caso das comandas você pode até verificar os detalhes dela. Como exemplo, se dermos baixa na movimentação que apareceu no tópico "O que é 'Dar Baixa' ?", ela vai aparecer da seguinte maneira pra gente na aba Entrada/Saída:

Legal né? Esse é o fim da do nosso primeiro caminho do financeiro.

2º Caminho

O segundo caminho que nossa comanda pode tomar é o caminho de recebimento direto pelo caixa.

Obs: Lembrando que esse caminho só será seguido se a comanda for finalizada com um bandeira que tenha dias corridos.

Quando finalizamos uma comanda com uma forma de pagamento que não tenha bandeira, como por exemplo "Dinheiro", essa comanda é direcionada para o caixa do sistema, onde ficam as nossas movimentações diárias, ou seja, tudo que você recebeu na hora. Para saber mais sobre o caixa clique AQUI.

Quando finalizada, uma comanda vai entrar no caixa que está aberto, nesse ponto é bom se atentar a data do caixa, para evitar que comandas entrem em caixas que ficaram abertos de um dia para outro.

Ok, finalizei uma comanda em dinheiro e ela entrou no meu caixa, e agora?

Beleza, após a finalização das comandas que vão para o caixa, no final do expediente vamos finalizar o nosso caixa clicando no botão "Encerrar caixa", dessa forma o saldo dele será somado ao nosso financeiro.

Beleza, finalizei o caixa o que acontece agora?

Show, depois de finalizar o caixa, o saldo dele foi adicionado ao financeiro.

Você pode conferir o saldo do seu caixa no financeiro seguindo o seguinte caminho:

Vamos até "Financeiro > Entrada/Saída":

Aqui como citado anteriormente nesse artigo, é o destino final de todas as nossas movimentações financeiras. O saldo do seu caixa vai aparecer aqui juntamente com todas as movimentações que foram baixadas ao longo dos dias.

Legal né, esse é o fluxo que nossa comandas podem seguir até cairem no nosso financeiro.

Ok, mas e os lançamentos manuais no caixa e financeiro?

As movimentações manuais que você pode fazer no seu caixa ou financeiro seguem quase o mesmo fluxo das comandas, porém com alguns passos a menos.

No caso das movimentações manuais no seu caixa, que podem ser feitas através dos botões "Entrada" e "Saída" no seu caixa, seguem o mesmo padrão de comandas que foram finalizadas em um caixa, tendo seu valor somado ao financeiro através do saldo do caixa.

No caso das movimentações manuais no próprio financeiro, elas não seguem nenhum fluxo, uma vez que contam diretamente como baixadas e contabilizadas.

No caso de movimentações lançadas diretamente no contas a receber você ainda tem a necessidade de dar baixa nelas na data do recebimento.

Tenho como dar baixa nessas movimentações automaticamente?

Sim, você pode fazer com que as baixas das contas a receber sejam automáticas.

Pra isso você pode ativar um parâmetro do sistema pelo menu lateral em "Configurações > Parâmetros"

Aqui você pode ativar o parâmetro de numero 17 Ativar Baixa Automática do Contas a Receber quando chegar o Vencimento. Dessa forma todas as movimentações do contas a receber serão baixadas automaticamente na data com a qual foram cadastradas.

Legal né? Esse é o fluxo financeiro do sistema, lembre-se sempre de finalizar comanda e dar baixas em movimentações, dessa forma você terá um melhor entendimento do se financeiro.