Como funcionam as Contas a Pagar

No sistema você pode fazer o lançamento das suas contas a pagar ou provisionar pagamentos para datas futuras, legal né?

Mas como posso fazer isso?

Para fazer o lançamento de suas contas, você pode acessar o menu lateral e selecionar a opção "Financeiro > Entrada/Saída":

Aqui temos o nosso financeiro, e junto a ele temos as opções de contas a pagar e a receber. Para acessar as contas a pagar, selecione a aba "Contas a Pagar":

Ao acessar a tela de contas a pagar, podemos visualizar contas previamente cadastradas por você ou outro usuário do estabelecimento, assim como podemos gerar novas movimentações para termos controle de nossas contas.

Como lanço uma nova conta a pagar?

Para fazer o lançamento de uma nova conta a pagar você pode primeiramente clicar no botão: 

Ao clicar em "+Movimentação", nos será apresentado o formulário de cadastro de uma nova conta, nele temos as seguintes informações

Descrição*: Esse é o nome da sua conta, ou seja, é texto que vai identificar a sua conta, na lista de contas a pagar posteriormente.

Valor*: Aqui você vai informar o valor da sua conta, ou seja, o quanto você tem que pagar.

Data de Vencimento*: Essa a data na qual a sua conta irá vencer, ou seja, a data limite para pagamento.

N° Nota Fiscal: Caso a conta que esteja inserindo for referente a alguma compra, você pode informar o número da nota fiscal da compra.

Conta: Caso você tenha contas cadastradas no sistema, você pode informar de qual conta o valor para pagar a movimentação saiu.

Fornecedor:Caso a conta que esteja inserindo for referente a alguma compra, você pode informar qual foi o fornecedor da compra, caso tenha tal fornecedor cadastrado no sistema

Tipo*: Esse campo informa se a movimentação é uma entrada ou saída, como estamos lançando uma conta a pagar ele virá, por padrão, como saída e não poderá ser alterado.

Tipo de despesa: Nesse campo você pode selecionar a qual tipo de despesa essa movimentação se refere, caso você tenha a despesa cadastrada no sistema.

Profissional: Esse campo por padrão é oculto, e só irá aparecer caso você selecione uma despesa do tipo "vale", dessa forma, você pode informar nesse campo, qual foi o profissional que retirou o vale.

*: Campos marcados esse símbolo são obrigatórios.

Após preencher os campos necessários, você pode clicar em "Salvar" para inserir a sua movimentação.

Após inserida, a movimentação irá aparecer na lista presente logo abaixo dos campos de data na sua tela, mas Atenção: as movimentações que aparecem nessa lista dependem das datas aplicadas no filtro, então caso no campo Data de vencimento você tenha inserido uma data fora do período presente no filtro, você vai precisar ajustar a data de inicio ou fim para fazer com que essa movimentação fique visível.

Ao aparecer na lista, a conta ganha um novo campo chamado Status, ele irá informar se sua conta está atrasada, normal ou se deve ser paga hoje.

Tenho uma conta que se repete todo mês ou fiz um parcelamento, como posso fazer o lançamento dela?

Geralmente, estabelecimentos tem contas fixas que se repetem em determinados períodos ou podem parcelar uma conta. Para fazer esse lançamento, sem precisar lançar as suas contas uma a uma, você pode utilizar a ferramenta de lançamento recorrente/parcelado disponível no contas a pagar. Para isso vamos clicar novamente no botão:

Porém, dessa vez vamos selecionar a segunda aba disponível dentro do nosso formulário, a aba Recorrente/Parcelado

Ao selecionar essa nova aba, irão aparecer novos campos a serem preenchidos, dente eles temos:

Tipo: Aqui podemos optar se desejamos cadastrar uma conta recorrente ou um parcelamento. Uma recorrência consiste em várias movimentações iguais lançadas em datas diferentes, enquanto um parcelamento é consiste em uma única movimentação dividida em várias partes.

Periodicidade: Aqui você pode definir a diferença de tempo entre as movimentações, por exemplo, a opção "semanal" faz com que as movimentações tenham uma semana de diferença entre elas.

Numero de lançamento/Numero de parcelas: A descrição desse campo muda conforme o tipo selecionado, mas em ambos os casos, representa o numero de contas ou parcelas a serem lançadas.

Descrição: Esse é o nome da sua conta, ou seja, é texto que vai identificar a sua conta, na lista de contas a pagar posteriormente.

Valor*: Aqui você define o valor da conta a ser paga. Caso você selecione no campo Tipo  a opção Recorrente esse será o valor de cada movimentação lançada. Caso você selecione no campo Tipo a opção Parcelado, esse será o valor total da sua conta, que será dividido automaticamente pelo numero de parcelas na hora do lançamento.

Data de Vencimento*: Essa a data na qual a sua conta irá vencer, ou seja, a data limite para pagamento.

Conta: Caso você tenha contas cadastradas no sistema, você pode informar de qual conta o valor para pagar a movimentação saiu.

Fornecedor:Caso a conta que esteja inserindo for referente a alguma compra, você pode informar qual foi o fornecedor da compra, caso tenha tal fornecedor cadastrado no sistema

Tipo*: Esse campo informa se a movimentação é uma entrada ou saída, como estamos lançando uma conta a pagar ele virá, por padrão, como saída e não poderá ser alterado.

Tipo de despesa: Nesse campo você pode selecionar a qual tipo de despesa essa movimentação se refere, caso você tenha a despesa cadastrada no sistema.

Profissional: Esse campo por padrão é oculto, e só irá aparecer caso você selecione uma despesa do tipo "vale", dessa forma, você pode informar nesse campo, qual foi o profissional que retirou o vale.

Após preencher os campos necessário você pode clicar em Salvar para inserir as movimentações.

Abaixo temos um exemplo de como as movimentações recorrentes e parceladas são lançadas pra você:

Em Vermelho temos um exemplo de uma conta recorrente, nesse caso temos a periodicidade mensal, o que faz com que as movimentações sejam lançadas com um mês de diferença. O valor dessa conta foi definido como R$ 100,00, dessa forma foram lançadas duas movimentações com o mesmo valor.

Em Azul temos um exemplo de uma conta parcelada, nesse caso temos a periodicidade semanal, o que faz com que as movimentações sejam lançadas com uma semana de diferença. O valor dessa movimentação foi definido como R$ 100, porém, como essa é uma movimentação parcelada, o valor será divido entre o numero de parcelas, nesse caso, temos duas parcelas de R$ 50,00.

IMPORTANTE

Todas as contas a pagar são lançadas como pendentes, ou seja, elas vão constar como não pagas. Isso se deve pelo fato de que podem existir contas contas futuras que realmente ainda não foram pagas por você.

Mas então o que devo fazer?

Nas contas a pagar, existe uma opção chamada "Baixa", o que isso significa?

A baixa é o processo utilizado para informar ao sistema que uma conta foi realmente paga e que já pode ser descontada do financeiro.

O processo de baixa é bem simples, basta clicar no botão , que fica disponível mais a direita de cada movimentação.

Ao clicar em "Baixa", você pode selecionar a data na qual fez o pagamento ou como descrito no sistema, a Data de baixa, e a conta da qual esse valor será retirado (Caso cadastrada no sistema).

Por padrão todas as movimentações do contas a pagar, ao serem baixadas entram diretamente no financeiro, porém você pode também optar por inserir a sua conta a pagar no caixa ao fazer baixa, dessa forma a movimentação será excluída do financeiro e adicionada no seu caixa para evitar duplicidade. Lembre-se sempre, que algumas informações que ficam disponíveis no financeiro não estão disponíveis no caixa, portanto tome cuidado ao utilizar essa opção caso queira manter todas as informações.

Feito isso, basta clicar em "Salvar", e sua conta será baixada e movida diretamente para o seu financeiro (caso a opção "Financeiro" esteja selecionada).

Paguei varias contas em um dia, tenho que dar baixa uma a uma?

Não, você pode fazer a baixa de varias movimentações ao mesmo tempo no sistema. Pra isso você pode fazer o seguinte processo:

Nas suas contas, você tem um campo de marcação localizado logo a esquerda da descrição, clicando nele você pode selecionar uma movimentação:

Após selecionar suas movimentações você pode clicar no botão  localizado logo acima dos filtros de período.

Ao clicar em "Baixar selecionados", você pode selecionar uma data e uma conta, assim como na baixa normal, e pode também, selecionar um tipo de despesa, caso sejam todas movimentações da mesma categoria.

Paguei uma conta antes da hora ou atrasado, o que devo fazer?

Caso você antecipe ou atrase uma conta basta você utilizar o filtro de data do contas a pagar para localizar a conta, e fazer a baixa dela normalmente, selecionado a data de baixa como o dia no qual você fez o pagamento.

Paguei uma conta que não tinha registrado no contas a pagar, como proceder?

Caso isso aconteça, basta você fazer o processo do contas a pagar todo de uma vez, ou seja, você pode lançar a movimentação com a data original do lançamento, e logo em seguida dar baixa nela, dessa forma ela irá cair no seu financeiro normalmente.

Posso deixar minhas contas sem dar baixa? o que acontece nesse caso?

O ideal para o seu controle é sempre dar baixa nas suas contas a pagar, dessa forma você terá sempre seus relatórios atualizados, uma vez que, caso você deixe uma conta pendente, ela vai ficar registrada como atrasada e não paga, dessa forma, não sendo descontada do seu financeiro.

Então lembre-se: sempre baixe as suas contas a pagar para manter o melhor controle do seu financeiro.