No sistema você pode fazer o lançamento de recebimentos futuros e controlar os seus recebimentos de cartão, legal né?
Mas como posso fazer isso?
Para fazer o lançamento de suas contas, você pode acessar o menu lateral e selecionar a opção "Financeiro > Entrada/Saída":
Aqui temos o nosso financeiro e nossas contas a pagar e a receber. Para conferir nossos recebimentos vamos acessar a aba Contas a receber
Ao acessar a tela de contas a pagar, podemos visualizar contas previamente cadastradas por você ou outro usuário do estabelecimento, assim como podemos gerar novas movimentações para termos controle de nossas contas.
Como posso lançar um novo recebimento provisionado
Para fazer o lançamento de uma nova conta a receber você pode primeiramente clicar no botão:
Ao clicar em "+Movimentação", nos será apresentado o formulário de cadastro de uma nova conta, nele temos as seguintes informações
Descrição*: Esse é o nome da sua conta, ou seja, é texto que vai identificar a sua conta, na lista de contas a receber posteriormente.
Valor*: Aqui você vai informar o valor da sua conta, ou seja, o quanto você tem a receber.
Data de Vencimento*: Essa a data na qual você irá receber o valor.
N° Nota Fiscal: Caso a conta que esteja inserindo for referente a alguma venda, na qual você emitiu um cupom ou uma nota, você pode colocar o numero dela aqui.
Conta: Caso você tenha contas cadastradas no sistema, você pode informar de qual conta o valor que o valor a receber vai entrar.
Fornecedor: Caso a conta que esteja inserindo for referente a alguma venda, você pode informar qual foi o fornecedor do produto, caso tenha tal fornecedor cadastrado no sistema
Tipo*: Esse campo informa se a movimentação é uma entrada ou saída, como estamos lançando uma conta a receber ele virá, por padrão, como entrada e não poderá ser alterado.
Tipo de receita: Nesse campo você pode selecionar a qual tipo de receita essa movimentação se refere, caso você tenha a receita cadastrada no sistema.
Entrada de sangria: Esse campo deve ser utilizado apenas caso você esteja fazendo uma lançamento referente a uma reentrada de uma sangria do seu caixa. Caso a movimentação não tenha nenhuma relação com uma sangria de caixa, deixe essa opção sempre como não.
*: Campos marcados esse símbolo são obrigatórios.
Após preencher os campos necessários, você pode clicar em "Salvar" para inserir a sua movimentação.
Após inserida, a movimentação irá aparecer na lista presente logo abaixo dos campos de data na sua tela, mas Atenção: as movimentações que aparecem nessa lista dependem das datas aplicadas no filtro, então caso no campo Data de vencimento você tenha inserido uma data fora do período presente no filtro, você vai precisar ajustar a data de inicio ou fim para fazer com que essa movimentação fique visível.
Ao aparecer na lista, a conta ganha um novo campo chamado Status, ele irá informar se sua conta está atrasada, normal ou se deve ser recebida hoje.
Tenho um recebimento recorrente que acontece todo mês ou vou receber um valor parcelado, o que posso fazer?
As vezes um estabelecimento pode ter um recebimento fixo como o aluguel de uma cadeira ou sala, assim como pode parcelar esses recebimentos em algumas ocasiões.
Para fazer esse lançamento, sem precisar lançar as suas contas uma a uma, você pode utilizar a ferramenta de lançamento recorrente/parcelado disponível no contas a pagar. Para isso vamos clicar novamente no botão:
Porém, dessa vez vamos selecionar a segunda aba disponível dentro do nosso formulário, a aba Recorrente/Parcelado
Ao selecionar essa nova aba, irão aparecer novos campos a serem preenchidos, dente eles temos:
Tipo: Aqui podemos optar se desejamos cadastrar uma conta recorrente ou um parcelamento. Uma recorrência consiste em várias movimentações iguais lançadas em datas diferentes, enquanto um parcelamento é consiste em uma única movimentação dividida em várias partes.
Periodicidade: Aqui você pode definir a diferença de tempo entre as movimentações, por exemplo, a opção "semanal" faz com que as movimentações tenham uma semana de diferença entre elas.
Numero de lançamento/Numero de parcelas: A descrição desse campo muda conforme o tipo selecionado, mas em ambos os casos, representa o numero de contas ou parcelas a serem lançadas.
Descrição*: Esse é o nome da sua conta, ou seja, é texto que vai identificar a sua conta, na lista de contas a receber posteriormente.
Valor*: Aqui você vai informar o valor da sua conta, ou seja, o quanto você tem a receber.
Data de Vencimento*: Essa a data na qual você irá receber o valor.
N° Nota Fiscal: Caso a conta que esteja inserindo for referente a alguma venda, na qual você emitiu um cupom ou uma nota, você pode colocar o numero dela aqui.
Conta: Caso você tenha contas cadastradas no sistema, você pode informar de qual conta o valor que o valor a receber vai entrar.
Fornecedor: Caso a conta que esteja inserindo for referente a alguma venda, você pode informar qual foi o fornecedor do produto, caso tenha tal fornecedor cadastrado no sistema
Tipo*: Esse campo informa se a movimentação é uma entrada ou saída, como estamos lançando uma conta a receber ele virá, por padrão, como entrada e não poderá ser alterado.
Tipo de receita: Nesse campo você pode selecionar a qual tipo de receita essa movimentação se refere, caso você tenha a receita cadastrada no sistema.
Após preencher os campos necessário você pode clicar em Salvar para inserir as movimentações.
Abaixo temos um exemplo de como as movimentações recorrentes e parceladas são lançadas pra você:
Em Vermelho temos um exemplo de uma conta recorrente, nesse caso temos a periodicidade mensal, o que faz com que as movimentações sejam lançadas com um mês de diferença. O valor dessa conta foi definido como R$ 100,00, dessa forma foram lançadas duas movimentações com o mesmo valor.
Em Azul temos um exemplo de uma conta parcelada, nesse caso temos a periodicidade semanal, o que faz com que as movimentações sejam lançadas com uma semana de diferença. O valor dessa movimentação foi definido como R$ 100, porém, como essa é uma movimentação parcelada, o valor será divido entre o numero de parcelas, nesse caso, temos duas parcelas de R$ 50,00.
IMPORTANTE
No seu contas a receber também podem ser inseridas movimentações automaticamente, mas como isso acontece?
Bandeiras de cartão de crédito podem ter uma configuração chamada "Dias corridos para recebimento" essa configuração faz com que os seus recebimentos em cartão caiam diretamente no seu contas a receber ao invés do caixa.
Temos um artigo dedicado somente a essa configuração que complementa o presente artigo sobre o contas a receber. Você pode conferir nosso artigo sobre os dias corridos para recebimento clicando AQUI.
Todas as contas a receber são lançadas como pendentes, ou seja, elas vão constar como não recebidas. Isso se deve pelo fato de que podem existir contas futuras que realmente ainda não foram recebidas por você.
Mas então o que devo fazer?
Nas contas a receber, existe uma opção chamada "Baixa", o que isso significa?
A baixa é o processo utilizado para informar ao sistema que uma conta foi realmente recebida e que já pode ser somada do financeiro.
O processo de baixa é bem simples, basta clicar no botão , que fica disponível mais a direita de cada movimentação.
Ao clicar em "Baixa", você pode selecionar a data na qual fez o pagamento ou como descrito no sistema, a Data de baixa, e a conta na qual esse valor vai entrar (Caso cadastrada no sistema).
Por padrão todas as movimentações do contas a receber, ao serem baixadas entram diretamente no financeiro, porém você pode também optar por inserir a sua conta a receber no caixa ao fazer baixa, dessa forma a movimentação será excluída do financeiro e adicionada no seu caixa para evitar duplicidade. Lembre-se sempre, que algumas informações que ficam disponíveis no financeiro não estão disponíveis no caixa, portanto tome cuidado ao utilizar essa opção caso queira manter todas as informações.
Feito isso, basta clicar em "Salvar", e sua conta será baixada e movida diretamente para o seu financeiro (caso a opção "financeiro" esteja selecionada).
Recebi varias contas em um dia, tenho que dar baixa uma a uma?
Não, você pode fazer a baixa de varias movimentações ao mesmo tempo no sistema. Pra isso você pode fazer o seguinte processo:
Nas suas contas, você tem um campo de marcação localizado logo a esquerda da descrição, clicando nele você pode selecionar uma movimentação:
Após selecionar suas movimentações você pode clicar no botão localizado logo acima dos filtros de período.
Ao clicar em "Baixar selecionados", você pode selecionar uma data e uma conta, assim como na baixa normal, e pode também, selecionar um tipo de receita, caso sejam todas movimentações da mesma categoria.
Fiz um adiantamento de valores ou recebi atrasado, o que devo fazer?
Caso você antecipe ou atrase uma conta basta você utilizar o filtro de data do contas a receber para localizar a conta, e fazer a baixa dela normalmente, selecionado a data de baixa como o dia no qual você recebeu o valor.
Recebi um valor que não registrei no contas a receber, como proceder?
Caso isso aconteça, basta você fazer o processo do contas a receber todo de uma vez, ou seja, você pode lançar a movimentação com a data original do lançamento, e logo em seguida dar baixa nela, dessa forma ela irá cair no seu financeiro normalmente.
Posso deixar minhas contas sem dar baixa? o que acontece nesse caso?
O ideal para o seu controle é sempre dar baixa nas suas contas a receber, dessa forma você terá sempre seus relatórios atualizados, uma vez que, caso você deixe uma conta pendente, ela vai ficar registrada como atrasada e não recebida, dessa forma, não sendo somada ao seu financeiro.
Então lembre-ser sempre baixe as suas contas a receber para manter o melhor controle do seu financeiro.
Tem como dar baixa nas contas a receber automaticamente?
Sim, você pode ativar um parâmetro no seu sistema para fazer a baixa das movimentações no contas a receber automaticamente, para isso você pode ir no menu lateral em Configurações > Parâmetros e ativar o parâmetro 17 "Ativar Baixa Automática do Contas a Receber quando chegar o Vencimento".
Atenção: a ativação desse parâmetro implica na baixa de todas as movimentações do contas a receber, não apenas das comandas com bandeiras de dias corridos. A ativação também só afeta movimentações com a data de recebimento posterior ao dia de ativação, por exemplo, se você ativar o parâmetro hoje, as movimentação nas quais a data de recebimento estão como ontem não serão baixadas automaticamente, apenas as movimentações com a data de amanhã serão baixadas.
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